Badanie candidate experience zamawia zwykle dział HR, który widzi jeden z trzech sygnałów: kandydaci rezygnują w połowie procesu, przyjęte oferty spadają albo w sieci pojawiają się opinie o ciszy po rozmowie. W każdym z tych przypadków problem jest ten sam. Firma nie wie, w którym miejscu procesu traci ludzi, więc zgaduje. Dobrze ustawione badanie zamienia zgadywanie w kilka liczb, które da się poprawić i pokazać zarządowi.
Jak zrobić badanie candidate experience
Badanie candidate experience robi się w trzech krokach. Najpierw wybierasz wskaźniki oparte na faktach (dni, odsetki), potem wysyłasz krótką ankietę każdemu kandydatowi po zakończeniu jego udziału w procesie, również odrzuconym, a na koniec porównujesz wyniki miesiąc do miesiąca i łączysz je z konkretnymi zmianami w procesie.
Najczęstszy błąd to badanie tylko osób zatrudnionych. One przeszły cały proces i dostały ofertę, więc oceniają go łagodniej. Największą wiedzę mają kandydaci, którzy odpadli na drugim albo trzecim etapie: to oni czekali najdłużej, robili zadanie domowe i często nie dostali żadnej informacji. Jeśli ankieta do nich nie trafia, wynik badania jest zawyżony.
Drugi błąd to zbyt długi formularz. Kandydat nic nie zyskuje na wypełnieniu ankiety, więc każde dodatkowe pytanie obniża liczbę odpowiedzi. Pięć do siedmiu pytań wystarczy, żeby zobaczyć, gdzie leży problem.
Jakie wskaźniki mierzyć w badaniu candidate experience
Najlepiej sprawdzają się wskaźniki, które kandydat odczuwa bezpośrednio i które da się policzyć z dat w systemie rekrutacyjnym albo z opinii kandydatów. Oceny w skali od 1 do 5 są przydatne, ale bez twardych liczb trudno powiedzieć, co konkretnie poprawić.
| Wskaźnik | Jak liczyć | Co pokazuje |
|---|---|---|
| Dni do pierwszego kontaktu | Mediana od wysłania CV do telefonu albo maila | Czy kandydaci nie odchodzą do szybszej konkurencji |
| Dni do decyzji | Mediana od ostatniego etapu do odpowiedzi | Najczęstsze źródło frustracji i złych opinii |
| Odpowiedź po odmowie | Odsetek odrzuconych, którzy dostali wiadomość | Czy kandydaci zostają z ciszą |
| Zadanie domowe | Jak często jest, ile godzin zajmuje, czy jest płatne | Czy proces nie odstrasza doświadczonych osób |
| Zgodność z ogłoszeniem | Ocena kandydatów, czy zakres i widełki się zgadzały | Czy ogłoszenie nie obiecuje czegoś innego niż rozmowa |
| Ocena ogólna procesu | Średnia ocena albo wskaźnik polecenia | Ogólny trend do raportu dla zarządu |
Mediana jest tu lepsza niż średnia. Jedna rekrutacja zawieszona na dwa miesiące potrafi zawyżyć średnią tak, że cały proces wygląda gorzej, niż jest. Mediana pokazuje, na co czeka typowy kandydat.
Jakie pytania zadać w ankiecie candidate experience
Pytania powinny dotyczyć faktów, a nie samopoczucia. „Ile dni czekałeś na odpowiedź po ostatniej rozmowie?" daje użyteczną liczbę. „Jak oceniasz proces?" daje tylko ogólne wrażenie. Sprawdzony zestaw wygląda tak:
- Ile dni minęło od wysłania aplikacji do pierwszego kontaktu z firmą?
- Czy na rozmowie dowiedziałeś się, kiedy zapadnie decyzja, i czy ten termin został dotrzymany?
- Czy zakres obowiązków i wynagrodzenie na rozmowie zgadzały się z ogłoszeniem?
- Czy dostałeś zadanie domowe, ile godzin Ci zajęło i czy było płatne?
- Czy po decyzji dostałeś informację zwrotną, także jeśli była to odmowa?
- Jak oceniasz kulturę rozmowy w skali od 1 do 5?
- Czy poleciłbyś znajomemu aplikowanie do tej firmy?
Ankietę wysyłaj w ciągu kilku dni od zamknięcia udziału kandydata w procesie. Po miesiącu odpowiedzi są mniej dokładne, bo kandydat pamięta już tylko ogólne wrażenie. Napisz wprost, że odpowiedź nie wpłynie na ocenę kandydatury, bo inaczej odpowiedzi będą zbyt grzeczne.
Ile kosztuje badanie candidate experience
Koszt badania zależy od tego, kto je prowadzi i czy jest jednorazowe, czy ciągłe. Dział HR ma do wyboru trzy drogi, które różnią się ceną, nakładem pracy i tym, jak szybko widać efekt zmian.
| Sposób | Koszt | Nakład pracy HR | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Własna ankieta w formularzu | Narzędzie do ankiet plus czas zespołu | Duży, ręczne wysyłki i analiza | Mała firma, kilka rekrutacji rocznie |
| Badanie przez firmę doradczą | Wycena indywidualna, zwykle jednorazowy projekt | Średni, zbieranie danych i spotkania | Duża organizacja przed przebudową procesu |
| Ciągły pomiar z opinii kandydatów w JobInfo | Plan Proces 499 zł netto miesięcznie albo 2 988 zł rocznie | Mały, liczby liczą się same | Firma, która rekrutuje co miesiąc |
Własna ankieta jest najtańsza tylko pozornie. Ktoś musi pilnować wysyłek, przypominać, liczyć mediany i co miesiąc składać raport. Badanie przez doradców daje dokładny obraz, ale zwykle w jednym momencie, a po wprowadzeniu zmian trzeba zamówić je ponownie.
Badanie ciągłe zamiast jednorazowego raportu
Proces rekrutacji zmienia się co kilka miesięcy: przychodzi nowy rekruter, zmienia się liczba etapów, firma wprowadza zadanie domowe. Jednorazowe badanie pokazuje stan z jednego kwartału i szybko się starzeje. Ciągły pomiar pokazuje, czy zmiana z marca przełożyła się na lepsze oceny w maju.
W JobInfo kandydaci sami opisują przebieg rekrutacji w Waszej firmie: etapy, dni do kontaktu i decyzji, zadanie domowe i to, czy dostali odpowiedź po odmowie. Z tych opinii profil liczy mediany i odsetki, a od pięciu opinii także wskaźnik uczciwej rekrutacji. Po przejęciu profilu w planie Proces widzisz oceny w pięciu kategoriach miesiąc do miesiąca i dostajesz powiadomienie o nowej opinii w ciągu godziny. Plan Zespół HR dodaje miesięczny raport PDF dla zarządu i eksport do CSV. Szczegóły planów są w cenniku profilu pracodawcy.
Dużą zaletą takiego pomiaru jest to, że obejmuje kandydatów, do których Wasza ankieta nigdy by nie trafiła: osoby, które zrezygnowały same, nie dostały odpowiedzi albo nie zostawiły adresu. Wadą jest to, że liczby pojawiają się dopiero, gdy opinii przybędzie, więc w mniejszych firmach warto łączyć oba źródła. Jeśli chcesz porównać, ile kosztuje taki profil u innych dostawców, przygotowaliśmy zestawienie GoWork i JobInfo dla pracodawców.
Co zrobić z wynikami badania
Wyniki mają sens tylko wtedy, gdy za każdą słabą liczbą idzie jedna konkretna zmiana. Z doświadczenia procesów rekrutacyjnych w polskich firmach najczęściej działają te same poprawki:
- Długi czas decyzji. Podawaj termin decyzji na każdej rozmowie i wyślij krótką wiadomość, gdy się przesuwa. Kandydat znosi opóźnienie o tydzień, ale nie znosi ciszy.
- Brak odpowiedzi po odmowie. Przygotuj dwa lub trzy szablony odmowy i wysyłaj je każdemu, kto był na rozmowie. Jedno zdanie uzasadnienia wystarczy.
- Zadanie domowe na kilkanaście godzin. Ogranicz je do kilku godzin albo zapłać za nie i opisz w ogłoszeniu, czego dotyczy.
- Rozjazd z ogłoszeniem. Wpisuj widełki i realny zakres obowiązków. Kandydaci, którzy dowiadują się o innej pensji na rozmowie, wystawiają najniższe oceny.
Gdy zmiana jest wprowadzona, pokaż ją kandydatom. W profilu JobInfo opisujesz etapy i deklarowany czas odpowiedzi, który stoi obok mediany z opinii, a pod opiniami publikujesz odpowiedź firmy. Firmy, które szybko odpisują po odmowie, trafiają do rankingu firm odpisujących kandydatom po odmowie. Wskazówki, jak opisać same etapy i komunikację, znajdziesz na stronie candidate experience w liczbach.
Jeśli Wasza firma zatrudnia dużo osób na stanowiskach z jawnymi widełkami, kandydaci porównują też wynagrodzenia. Dane o zarobkach w firmach zbiera osobny portal ZPracy, więc wyniki badania warto zestawić z tym, co kandydaci widzą o płacach.
Najczęstsze pytania
Co to jest badanie candidate experience?
Badanie candidate experience to pomiar doświadczeń kandydatów w procesie rekrutacji, od ogłoszenia, przez rozmowy i zadania, po decyzję. Obejmuje zatrudnionych i odrzuconych, a jego wynikiem są liczby, takie jak dni do decyzji czy odsetek odpowiedzi po odmowie, oraz oceny poszczególnych etapów.
Jak często robić badanie candidate experience?
Najlepiej w sposób ciągły, czyli ankieta po każdym zamkniętym udziale kandydata i przegląd wyników co miesiąc. Jednorazowe badanie raz w roku pokazuje stan z jednego momentu i nie mówi, czy wprowadzone zmiany zadziałały.
Czy ankietę wysyłać także kandydatom odrzuconym?
Tak, to najważniejsza grupa. Odrzuceni kandydaci najczęściej czekali najdłużej i nie dostali informacji zwrotnej, więc ich odpowiedzi pokazują prawdziwe słabe punkty procesu. Badanie tylko zatrudnionych daje zawyżony wynik.
Ile odpowiedzi potrzeba, żeby wynik był wiarygodny?
Przy kilku rekrutacjach miesięcznie pierwsze wnioski da się wyciągnąć po kilkudziesięciu odpowiedziach. W JobInfo wskaźnik uczciwej rekrutacji pokazuje się od pięciu opinii, a przy mniejszej liczbie warto patrzeć na konkretne opisy, nie na średnie.
Jakie narzędzie wybrać do badania candidate experience?
Przy kilku rekrutacjach rocznie wystarczy formularz ankiety. Firma rekrutująca co miesiąc oszczędza czas na ciągłym pomiarze, w którym liczby liczą się same, na przykład w planie Proces w JobInfo za 499 zł netto miesięcznie, z analizą opinii miesiąc do miesiąca.